Incoterms 2010 – Leveringscondities
Als je handelt in goederen dan ontkom je niet aan de Incoterms leveringscondities. Zelfs als je binnen Nederland goederen levert krijg je te maken met Incoterms. Iedereen heeft weleens Franco geleverd: …. op een factuur of pakbon zien staan. Het hanteren van de juiste Incoterm blijft in de praktijk toch lastig. Zo stuitten wij deze week wederom op een aantal “verkeerd” vermelde Incoterms die erg in de papieren hadden kunnen lopen. Waar gaat het mis en wat zijn de consequenties?
Zijn de betrokken medewerkers op de hoogte van de Incoterms leveringscondities?
De Incoterm leveringsconditie die van toepassing is op de order wordt vaak bepaald gedurende het offerte traject. Omdat de prijs en hoeveelheid leidend zijn, is de logistiek vaak een ondergeschoven kindje. Dit komt vaak pas later in het offerte traject aan bod. Toch is dit een heel belangrijk punt bij offertes voor buitenlandse klanten. Het is dus van belang om in kaart te brengen of de verkopers en binnendienst medewerkers op de hoogte zijn van de 11 Incoterms. Mocht dat niet het geval zijn, houdt dan een interne training of stuur een aantal van de medewerkers op cursus. Dit is in veel gevallen goedkoper dan de ontstane schade.
Waarom gaat het hanteren van de juiste Incoterm vaak fout?
Naast het feit dat het personeel niet altijd volledig op de hoogte is van het reilen en zeilen omtrent de Incoterms. Wordt er ook niet duidelijk aangegeven wat er van beide partijen verwacht wordt. Geeft de klant aan dat hij de goederen bij hem geleverd wil hebben, bespreek dan waar hij wel en niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor wil zijn. Breng dus vooraf samen in kaart wat je van elkaar verwacht.
Wat er kan gebeuren als je niet de juiste Incoterm vermeld
Het hanteren van een onjuiste Incoterm kan flink in de papieren lopen. Je komt overeen dat je de goederen per container zult leveren in de haven van bestemming van de koper. Dit zou een CFR levering betreffen, maar op de factuur en pakbon staat dat je de goederen CIF, haven van bestemming levert. Valt de container tijdens het transport van boord dan ben jij als verkoper verantwoordelijk voor de schade. Vermeld je op de factuur en pakbon dat je de goederen DAT levert. Dan zijn alle kosten omtrent de logistiek, douaneformaliteiten, havenkosten en verzekering totdat ze zijn aangekomen op de terminal van bestemming voor jouw rekening. Dat zal voor een deelzending of één container soms nog wel te overzien zijn. Maar dat wordt een ander verhaal wanneer je goederen Break-Bulk verscheept en er een speciale kraan moet aanrukken om de goederen te lossen. Pas tot slot helemaal op met het hanteren van de Incoterm DDP. Dat wil namelijk zeggen dat je de goederen verzekerd en ingeklaard overhandigd aan de koper. Je bent als verkoper dus ook verantwoordelijk voor de invoerrechten in het land van bestemming.
Wie schrijft die blijft!
Voorkom verassingen en zorg ervoor dat de verkopers, binnendienst medewerkers en projectmanagers op de hoogte zijn van de Incoterms leveringscondities. Bespreek en beschrijf gedurende het offerte traject duidelijk waar je zorg voor zult dragen en wat je overeengekomen bent. Vermeld dit duidelijk op alle correspondentie, logistieke documenten en verwijs waar nodig naar de voorwaarden van de gehanteerde Incoterm. Dit zal je een hoop grijze haren, kosten en juridische geschillen schelen. Mocht je niet zeker weten welke Incoterm past bij jouw offerte neem dan contact op met jouw expediteur of douane-agent.