Hoe kun je uitvoeraangifte doen?
Heb jij de ambitie om jouw producten wereldwijd te verkopen? Is Nederland te klein voor jouw doelen en ben je stiekem benieuwd waar het schip kan stranden? Wat zou het dan gigantisch mooi zijn als jouw schip ver buiten Europa strandt! Of het je eigen keuze is om de markt buiten Europa te verkennen of dat de afzet buiten Europa toevallig op je pad komt, je zult hoe dan ook aangifte moeten gaan doen bij de Douane. Maar hoe doe je dat eigenlijk?
2 mogelijkheden om uitvoeraangifte te doen
Er zijn 2 mogelijkheden om een uitvoeraangifte te doen. Je kunt besluiten om dit zelf te doen of je neemt een douane-expediteur in de arm. Op basis van de zes punten in dit artikel kun je bepalen welke variant het beste past bij jouw onderneming.
Wellicht zegt jouw gevoel: “ik kan dat toch prima zelf!” Maar is dat wel echt zo?
Kennis van douaneformaliteiten
Om te beginnen heeft jouw onderneming alle informatie die nodig is om een uitvoeraangifte te kunnen doen. Hierbij kun je denken aan de factuur, de pakbon en de producteigenschappen. Maar tussen het beschikken over de informatie en het juist invullen van een douaneaangifte zit echter nog een flink verschil. De Nederlandse Douane hanteert namelijk de goederennomenclatuur en haar eigen wetboek om te kunnen bepalen waaraan voldaan moet worden om goederen te mogen exporteren. Om de wetgeving en goederennomenclatuur toe te kunnen passen moet je dus wel beschikken over enige kennis van douaneformaliteiten.
Wat kost een uitvoeraangifte?
Als je gaat zoeken naar de tarieven van een EX-A document dan zul je merken dat de prijzen flink kunnen variëren. Afhankelijk van de complexiteit van de aangifte zal dit ergens liggen tussen de € 25,- en € 65,- per document. De kosten voor het zelf aanvragen van een EX-A document zijn niet per definitie lager. Doe je de aangifte zelf dan zul je ook de loonkosten, software kosten, kosten voor scholing en het up-to-date houden van de vergunningen moeten meerekenen. Wil je berekenen wat je jaarlijks zou kunnen besparen door het proces te optimaliseren?
Douanesoftware
Beschikt jouw organisatie over voldoende kennis op het gebied van douaneformaliteiten en beschik je ten minste over de vergunning registratie elektronisch berichtenverkeer dan ben je een heel eind op weg om zelf aangifte te gaan doen. De volgende stap is dan om een geschikt software pakket te zoeken dat bij jouw organisatie past. Kijk daarbij niet alleen naar de prijs van de software maar zeker ook naar de implementatie van de software. Gezien de specialistische aard van de software is een goede support afdeling ook erg belangrijk. De leveranciers van douanesoftware hanteren verschillende prijsstrategieën waardoor je het beste een overzichtelijke keuze matrix kunt samenstellen.
Douanevergunningen
Beschik je nog niet over een douanevergunning dan is het zaak om dat eerst te regelen alvorens je zelf aangifte kunt gaan doen.
Het type douanevergunning bepaalt aan welke eisen je moet voldoen.
Het type douanevergunning bepaalt aan welke eisen je moet voldoen.
Een van de vereisten is dat jouw organisatie beschikt over aantoonbare kennis en praktijkervaring op het gebied van douaneformaliteiten. Afhankelijk van jouw AEO-self-assessment en verwachte aangifte patroon zal deze kennis beoordeeld worden.
Houdt er rekening mee dat het aanvragen van een vergunning al snel een doorlooptijd van 3-6 maanden heeft.
Houdt er rekening mee dat het aanvragen van een vergunning al snel een doorlooptijd van 3-6 maanden heeft.
Welke risico’s loop ik?
Het doen van een uitvoeraangifte is niet geheel zonder risico. Je bent als exporteur namelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juistheid van de aangifte. Doe je de aangiftes zelf dan kunnen jouw eigen fouten nare consequenties opleveren. Bijvoorbeeld een bestuurlijke boete, een fiscale strafbeschikking of zelfs een gevangenisstraf in enkele gevallen. Maak je niet druk dan moet je het wel heel bont maken! Besluit je om de aangiftes niet zelf te doen maar uit te besteden aan een douane-expediteur, kies dan zorgvuldig een betrouwbare partij. De douane-expediteur zal de aangiftes voor jou in directe vertegenwoordiging doen. De douane-expediteur is daarbij verantwoordelijk voor de juistheid van de ingediende aangifte, maar de aansprakelijkheid ligt bij jou als exporteur.
Doorlooptijd uitvoeraangifte
Zelf uitvoeraangiftes indienen heeft als voordeel dat je nooit afhankelijk bent van de bezetting bij de douane-expediteur. Vanaf het moment dat de aangifte is ingediend in AGS duurt het enkele seconden, max. minuten voordat het EX-A document wordt afgegeven door de Nederlandse Douane. Dienen een aantal klanten van een douane-expediteur tegelijk een aanvraag in dan kan het zo zijn dat je moet aansluiten in de rij en wacht op jouw uitvoerdocument. Het kan dan tot meer dan 30 minuten duren voordat je beschikt over het EX-A document.
Welke oplossing past het beste bij mij?
Nu je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een oplossing voor jouw uitvoeraangiftes, zal de keuze hopelijk een stukje makkelijker zijn. Onthoud daarbij dat het nooit weg is om in gesprek te gaan met collega ondernemers en marktpartijen en navraag te doen hoe zij dit hebben opgelost. Mocht je er dan nog niet uitkomen dan kun je een douane consultant benaderen.